日本臨床内科医会 - Japan Physicians Association

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個人情報の取り扱いについて

個人情報保護方針

個人情報保護法の全面施行に伴う日本臨床内科医会の対応について

個人情報の保護に関する法律第2条第3項に規定された個人情報取扱事業者としての日本臨床内科医会の取り組みが、常任理事会において協議の結果、了承されました。
ここに、4月1日付で公表する「日本臨床内科医会個人情報保護方針」「日本臨床内科医会個人情報保護規程」を掲載いたします。なお、日本臨床内科医会ホームページ上でも公表します。

日本臨床内科医会個人情報保護方針

平成17年4月1日
平成20年12月1日改訂

一般社団法人日本臨床内科医会(以下「本会」という)は、医会の会員及び医会の業務に関係する会員外の皆様の個人情報(以下『個人情報』という)を適切に取り扱うため、以下のような取り組みを実施しております。

  1. 個人情報の収集
    個人情報の収集は、本会の業務上必要な範囲に限り、適法かつ公正な手段によって行います。
  2. 個人情報の利用
     個人情報の利用目的は以下のとおりです。
    • 会員の入退会・異動履歴の管理
    • 会費の引き落とし及び結果の通知
    • 各種委員会等の開催通知
    • 通知文書の会員への周知徹底
    • 配布物の発送及び催し物の案内
    • 会員名簿・役員名簿の発行
    • 日本臨床内科医会会誌・日臨内ニュースへの訃報・会員移動の掲載
    • 日臨内ホームページへの掲載・メーリングリストの作成管理
    • 都道府県臨床内科医会等との連絡
    • 各種アンケートの送付
    • その他医会業務を遂行するために必要な行為
    利用目的を超えて個人情報を取り扱うときは、保護法第16条3項に掲げる場合を除き、本人の同意を得ることとします。
  3. 個人情報の第三者への提供
    本会は、業務上取り扱う個人情報を次のいずれかに該当する場合を除き、第三者への開示・提示はいたしません。
    • 本人の同意がある場合
    • 本会業務運営上必要な場合において、行政等公的機関、他団体、業務委託先に開示・提供する場合。その場合は、個人情報が適切に取り扱われることを確認のうえで提供することとします。
    • その他、保護法第23条1項に基づき開示・提供が義務づけられるなど正当な理由のある場合。
  4. 個人情報の安全管理
    本会は諸規定を整備し、収集した個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止その他収集した個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。万が一事件・事故が発生した場合は速やかな是正措置を講じます。また必要に応じて安全管理措置にかかる方針を継続的に見直します。
  5. 個人情報の開示・訂正・変更・利用停止
    本人から保有個人情報の開示、訂正、変更、利用停止等の申し出が合った場合は、本人であることを確認したうえで、法令の趣旨に則り適切に対応します。
  6. 法令及び規範等の遵守
    本会は、本会が収集し利用する個人情報を保護するため、個人情報の保護に関する法令及びこれに係わるその他の規範を遵守します。必要に応じて、本方針の内容を継続的に見直して改善をはかります。

問合せ先:個人情報に関する問い合わせ、開示・訂正の請求等は下記に連絡して下さい。
(連絡先)一般社団法人 日本臨床内科医会
     〒101-0062 東京都千代田区神田駿河台2-5 東京都医師会館4階
Tel.03-3259-6111 Fax.03-3259-6155

日本臨床内科医会個人情報保護規程

平成17年4月1日
平成20年12月1日改訂

第1 総則
1.目的
この規程は、一般社団法人日本臨床内科医会(以下「本会」という)の事業遂行上取り扱う会員及び会員外の個人情報を適切に保護するために必要な基本的事項を定めたものである。 
2.適応範囲
この規程は、本会の役員及び職員に対して適応する。また、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合の委託先及び労働者派遣法に基づく派遣労働者にたいしても適応する。
3.用語の定義
(1)個人情報
  会員及び会員外の個人を特定することができる情報のすべて。
(2)役員
  本会運営規約10条で規定する役員《会長、副会長、会頭、学会長、理事(常任を含む)、監事》を指す。
(3)職員
  本会の業務に従事する者で、職員のほか、嘱託職員、臨時職員、派遣労働者を含む。
(4)開示
  会員及び会員外の本人に対して、これらの者が本会の保有する本人に関する情報を自ら確認するために、本人等からの請求に応じて、情報の内容を書面等で示すこと。
(5)情報主体
  一定の情報により特定される個人のこと。

第2 個人情報保護方針の策定等
1.個人情報保護方針の策定
本会の会長(以下「会長」)は、個人情報の保護・管理に対する姿勢を示し、役員及び職員に周知させるとともに、一般に公開するために個人情報保護方針を策定しなければならない。
方針に含む基本事項は以下の内容とする。
(1)個人情報の収集、利用及び提供に関する事項
(2)開示、訂正請求等に関する事項
(3)個人情報への不正アクセス、改ざん、破壊、漏洩及び個人情報の紛失等の防止に関する事項 
(4)個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守する事項
(5)個人情報の保護・管理に係る措置の継続的改善に関する事項
2.個人情報保護方針の周知
会長は、本会の策定した「個人情報保護方針」を役員及び職員へ周知し、理解させる。
3.個人情報保護方針の公開
「個人情報保護方針」の一般への公開は、日本臨床内科医会会誌、日臨内ニュース、日臨内ホームページ等による。
4.個人情報保護方針の見直し
会長は「個人情報保護方針」を必要に応じ適宜見直さなければならない。

第3 個人情報保護管理体制
会長は個人情報の保護・管理を適切に実施するために、個人情報保護管理体制を定め、役割、責任及び権限を明確にしなければならない。

第4 個人情報保護の措置
1.個人情報の収集
(1)収集の原則
個人情報の収集は、本会が行う事業の範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要な権限においてのみ行わなければならない。
(2)収集方法の制限
個人情報の収集は、適法かつ公正な手段で行わなければならない。
2.個人情報の利用
(1) 利用及び提供の原則
  個人情報の利用及び提供は、情報主体が同意を与えた利用目的の範囲内で行うものとする。ただし、生命、身体、財産の保護のために必要な場合、情報主体の同意をうることが困難であるとき等法令の定めによる場合は、情報主体の同意なく利用及び提供することが出来る。
(2) 目的の範囲外の利用及び提供
 個人情報の利用及び提供を行う場合は、前項ただしがきによる場合を除き、事前に情報主体の同意確認を確実に実施しなければならない。
3.個人情報の適正管理
(1) 正確性の確保
 個人情報は利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
(2) 安全性の確保
 取得した個人情報に関するリスク(個人情報へのアクセス、改ざん、破壊、漏洩及び個人情報の紛失等)に対して、合理的な安全対策が講じられなければならない。
(3) 委託先管理
 本会が業務を委託するために個人情報を外部へ預託する場合、個人情報保護が損なわれることのないよう、適切な措置をとらなければならない。
4.個人情報に関する情報主体の開示、訂正請求等に関する権利
  情報主体から自己の情報について開示を求められた場合は、合理的な期間内に速やかに対応しなければならない。
  開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内に速やかに対応し、訂正又は削除を行った場合は可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行わなければならない。
5.教育・訓練の実施
  個人情報保護管理責任者は、役員及び職員に教育資料に基づき継続的かつ定期的に教育・訓練を行う。
6.苦情及び相談
  本会は、個人情報の取扱に関する苦情及び相談窓口を設置し、苦情等の適正かつ迅速な処理に努める。

第5 内部監査
本会に監査体制を整備して個人情報保護の運用について監査し、法令等の遵守を最良の状態に維持するよう努める。

第6 規定の見直し等
社会情勢や情報主体の意識の変化、施行状況、監査の結果等を考慮し、本規程等を見直すものとする。

第7 各部署の細則等への委任 
本会内の各部署における個人情報の取扱については、それぞれの取扱細則等で定める。

附  則
1. この規程の改廃は常任理事会の決議を経なければならない。
2. この規程は平成17年4月1日から施行する。
3. 改正 平成20年12月1日